ЗАТВЕРДЖУЮ

Солотвинський селищний голова

_____________ Манолій Піцуряк

«____» _______________ 2021 р. 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

секретаря керівника

загального відділу

Солотвинської селищної ради

І. Загальні положення

1.1. Посада «Секретар керівника» відноситься до категорії «Технічні службовці».

1.2. Секретар керівника Солотвинської селищної ради призначається на посаду і звільняється з посади розпорядженням селищного голови з дотриманням вимог Кодексу, Законів про працю України.

1.3. Секретар керівника Солотвинської селищної ради підпорядковується селищному голові, керуючому справами (секретарю) виконавчого комітету,заступнику керуючого справами - начальнику загального відділу селищної ради.

ІІ. Завдання та обов’язки

Секретар керівника Солотвинської селищної ради:

2.1. Організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи ради, здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи.

2.2. Здійснює за дорученням керівництва підготовку проєктів документів, забезпечує їх оформлення.

2.3. Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності ради, що належать до сфери його управління, для передачі на державне зберігання.

2.4. Удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і персонального комп’ютера.

2.5. Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд селищного голови, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.

2.6. Приймає документи на резолюцію селищним головою.

2.7. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи селищного голови.

2.8.Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються селищному голові на підпис, забезпечує якісне їх редагування.

2.9. Організовує проведення телефонних переговорів селищного голови, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс та ін.) та своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв'язку.

2.10. Виконує роботу з підготовки нарад, які проводить селищний голова (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи нарад.

2.11. Здійснює контроль за додержанням термінів виконання вказівок і доручень селищного голови, що взяті на контроль.

2.12. Забезпечує робоче місце селищного голови необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі.

2.13. Друкує за вказівкою селищного голови службові матеріали, необхідні для його роботи або вводить поточну інформацію в банк даних.

2.14. Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників селищної ради.

2.15. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву.

2.16. Виконує за дорученням селищного голови інші питання, пов'язані з діяльністю Солотвинської селищної ради.

ІІІ. Права

Секретар керівника Солотвинської селищної ради має право:

3.1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і здійсненні прав.

3.4. Вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.

3.6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків і розпоряджень керівництва.

3.7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності і вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

IV. Кваліфікаційні вимоги

4.1. Професійно – технічна освіта або повна загальна середня освіта. Без вимог до стажу роботи.Вільне володіння державною мовою.

V. Повинен знати

5.1. Конституцію України,  Укази   Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, Кодекс законів про працю в  Україні, Закони України: «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про запобігання корупції», «Про звернення громадян»; Положення про загальний відділ; положення та інструкції щодо ведення діловодства в установі; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; порядок контролю за проходженням службових документів та інші нормативно – правові акти.

5.2. Основи комп’ютерної грамотності та відповідні програмні засоби.

5.3. Інструкцію з діловодства  у Солотвинській селищній раді.

5.4. Правила внутрішнього трудового розпорядку роботи.

 VI.Відповідальність

Секретар керівника Солотвинської селищної ради несе відповідальність за:

6.1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.

6.2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

6.3. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.

6.4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів селищної ради та законних розпоряджень керівництва.

6.5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

6.6. Завдання матеріального збитку в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

VII. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Секретар керівника Солотвинської селищної ради за характером діяльності взаємодіє:

7.1. З керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету Солотвинської селищної ради, заступником керуючого справами-начальником загального відділу Солотвинської селищної ради, з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, та підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях.

7.2. З іншими працівниками структурних підрозділів Солотвинської селищної ради з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям.

7.3.На період відпустки або на час відсутності секретаря керівника Солотвинської селищної ради його обов'язки виконує діловод загального відділу селищної ради, який набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

VIII. Охорона праці

8.1.Секретар керівника Солотвинської селищної ради зобов’язаний дотримуватися Правил і норм охорони праці, безпеки життєдіяльності, цивільного захисту, пожежної безпеки, санітарії та гігієни. Дотримуватися порядкудій у надзвичайних ситуаціях.

Заступник керуючого справами –            __________                  М. Мандзюк                                                                                                                                                          (підпис)

начальник загального відділу                         

Зпосадовоюінструкцієюознайомлений (а):

____________                            __________              ________________________

(дата)                т                        (підпис)                                              (ПІБ)