ЗАТВЕРДЖУЮ

Солотвинський селищний голова

_____________ Манолій  Піцуряк

«____» _______________ 2021 р. 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

діловода загального відділу

Солотвинської селищної ради

І. Загальні положення

         1.1. Ця посадова Інструкція розроблена на основі Типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування, затверджених наказом Головного управління державної служби України від 29 грудня 2009 року № 406 «Про затвердження Типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування» та постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності».

1.2. Діловод загального відділу Солотвинської селищної ради відноситься до категорії службовців.

1.3. Діловод загального відділу Солотвинської селищної ради призначається на посаду та звільняється з посади Солотвинським селищним головою з дотримання вимог Кодексу законів про працю України.

1.4. Діловод  загального відділу Солотвинської селищної ради підпорядкований селищному  голові, старості та заступнику керуючого справами-начальнику загального відділу. Виконує службові доручення в межах затверджених  повноважень.

ІІ. Завдання та обов’язки

2.1. Основним завданням діловода загального відділу Солотвинської селищної ради  є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної комп’ютерної техніки, автоматизованої технології роботи з документами.

2.2. Відповідно до поставлених завдань діловод загального відділу Солотвинської селищної ради:

2.2.1. Організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи ради, здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи.

2.2.2. Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності ради, що належать до сфери його управління, для передачі на державне зберігання.

2.2.3. Удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і персонального комп’ютера.

2.2.4. Здійснює за дорученням керівництва підготовку проєктів документів, забезпечує їх оформлення.

2.2.5. Реєструє вхідну та вихідну документацію, контролює строки виконання.

2.2.6. Реєструє заяви, звернення громадян, веде контроль за їх виконанням.

2.2.7. Готує довідки та характеристики громадянам, у межах своєї компетенції.

2.2.8. Відповідає за ведення погосподарського обліку, заповнення погосподарських книг, складання статистичних звітів на території відповідного населеного пункту.

2.2.9. Готує акти обстеження житлово-побутових умов.

2.2.10. Приймає участь у веденні контрольних справ та картотеки по контролю.

2.2.11. Готує пакет документів на правопорушників та засуджених, що направляються для відбуття покарання на громадських роботах у відповідному населеному пункті.

2.2.12. Забезпечує своєчасне доведення рішень виконавчого комітету Солотвинської селищної ради до виконавців і населення, організовує контроль за їх виконанням, забезпечує оприлюднення рішень, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

2.2.13. Виписує, реєструє та видає довідки, інші документи громадянам.

2.2.14. Здійснює реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб відповідного населеного пункту.

2.2.15. Готує та  передає інформацію про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб до загального відділу селищної ради.

2.2.16. Готує відомості про виборців, які зареєстрували своє місце проживання та про виборців, які зняті з реєстрації за місцем проживання відповідного населеного пункту та  передає їх до загального відділу селищної ради.

2.2.17. Готує відомості про місце проживання на території відповідного населеного пункту, інші персональні дані  фізичної особи на запити судових та правоохоронних органів згідно Закону України «Про захист персональних даних».

2.2.18. Готує і здає до архіву документальні матеріали, складає опис справ, що надходять для зберігання до архіву.

2.2.19. Виконує за дорученням старости, заступника керуючого справами-начальника загального відділу інші повноваження, пов'язані з діяльністю Солотвинської селищної ради.

ІІІ. Права

Діловод загального відділу Солотвинської селищної ради має право:

3.1. На здорові, безпечні та належні для високопродуктивної роботи умови праці.

3.2. Вимагати службового розслідування з метою зняття безпідставних, на думку працівника, звинувачень або підозр.

3.3. Відмовлятися від проведення небезпечних для здоров’я і життя робіт в умовах, коли відсутні і (або) не можуть бути прийняті необхідні заходи безпеки.

IV. Кваліфікаційні вимоги

            4.1. Професійно – технічна освіта або повна загальна середня освіта. Без вимог до стажу роботи. Вільне володіння державною мовою.

V. Повинен знати

5.1. Конституцію України,  Укази   Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, Кодекс законів про працю в  Україні, Закони України: «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про запобігання корупції», «Про звернення громадян»; «Про доступ до публічної інформації»,  «Про захист персональних даних», «Про інформацію», Положення про загальний відділ; положення та інструкції щодо ведення діловодства в установі; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; порядок контролю за проходженням службових документів та інші нормативно – правові акти.

5.2. Основи комп’ютерної грамотності та відповідні програмні засоби.

5.3. Інструкцію з діловодства  у Солотвинській селищній раді.

5.4. Правила внутрішнього трудового розпорядку роботи.

VI. Відповідальність

Діловод загального відділу Солотвинської селищної ради несе відповідальність:

6.1. За перевищення своїх повноважень, порушення чинного законодавства України.

6.2. За невиконання чи неналежне виконання, без поважних причин, Правил внутрішнього трудового розпорядку установи, несе дисциплінарну відповідальність в порядку, визначеному трудовим законодавством.

6.3. За навмисне спричинення установі або її працівникам чи відвідувачам збитків у зв’язку з не виконанням своїх посадових обов’язків несе матеріальну відповідальність у порядку і в межах, визначених трудовим та цивільним законодавством.

6.4. Повну матеріальну відповідальність за матеріальні цінності, які знаходяться в його користуванні у випадку їх втрати або псування, якщо не доведе, що збитків завдано не з його вини.

VII. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Діловод загального відділу Солотвинської селищної ради за характером діяльності взаємодіє:

7.1. З керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету Солотвинської селищної ради, заступником керуючого справами-начальником загального відділу Солотвинської селищної ради, з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, та підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях.

7.2. З іншими працівниками структурних підрозділів Солотвинської селищної ради з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям.

7.3. На період відпустки або на час відсутності діловода загального відділу Солотвинської селищної ради його обов'язки виконує староста, який набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

VIII. Охорона праці

8.1. Діловод  загального відділу Солотвинської селищної ради зобов’язаний дотримуватися Правил і норм охорони праці, безпеки життєдіяльності, цивільного захисту, пожежної безпеки, санітарії та гігієни. Дотримуватися порядку дій у надзвичайних ситуаціях.

Заступник керуючого справами –            __________                  М. Мандзюк                                         

(підпис)

начальник загального відділу                         

З посадовою інструкцією ознайомлений (а):

____________                            __________              ________________________

        (дата)                                                    (підпис)                                              (ПІБ)